איסוף מנתב״ג: איך מתכננים קבלת פנים ונסיעה לאורחים

כשאתם מזמינים עבור אורחים שמגיעים לישראל

הזמנת הסעה להורים, לחברים או לאורח עסקי דורשת שני סוגי מידע: הפרטים של מי שטס והפרטים של מי שמארגן את הביקור בארץ. ציינו את שם הנוסע, מספר הטיסה, תאריך הנחיתה בישראל וכתובת היעד. הוסיפו את איש הקשר המקומי ואת הקשר שלו לנוסעים, כדי שהצוות ידע למי להעביר עדכונים.

אם ההזמנה נעשית דרך משרד או מלון, כדאי לקבוע מי מאשר שינויים. אורח יכול לעדכן שמזוודה מתעכבת, בזמן שמארגן הביקור מבקש לשנות את כתובת ההגעה. כשיש גורם אחד שמרכז את ההחלטות, קל לחבר בין המידע מהשדה לבין התוכנית שמחכה בארץ ולמסור לנהג הוראה ברורה.

העבירו גם את מטרת ההמשך: נסיעה ישר לבית המשפחה, הגעה למלון, פגישה או עצירה נוספת בדרך. אין צורך להגיע עם תוכנית מלאה. אפשר למסור לצוות את הבקשות, והוא יחבר בין ההסעה לבין שירותי השדה והקונסיירז׳ שתרצו לתאם.

תאריך הנחיתה והטרמינל צריכים להתאים לטיסה בפועל

בטיסה שיוצאת בערב ונוחתת אחרי חצות, יום האיסוף הוא תאריך הנחיתה בישראל. כתבו את התאריך במפורש וצרפו את מספר הטיסה, גם אם כבר שלחתם צילום של הכרטיס. אם יש טיסת המשך, מסרו את המקטע שנוחת בנתב״ג, כדי שההזמנה תתבסס על הטיסה הנכונה.

לפני היציאה בדקו את הטרמינל עם חברת התעופה ובהודעות רשות שדות התעופה. פעילות הטרמינלים עשויה להשתנות, ולכן משתמשים בהוראות המפגש המעודכנות להזמנה הנוכחית. במקרה של החלפת טיסה או טרמינל, שלחו את המידע המעודכן לאותו איש קשר שמטפל באיסוף.[1]

שעת הנחיתה מאפשרת להתחיל לתכנן את ההגעה, אבל הנוסעים עוד צריכים לרדת מהמטוס, לעבור את הליכי הכניסה ולקבל את המטען. אם מחכה להם ארוחה או פגישה, עדכנו את הצוות על השעה החשובה והשאירו מרווח בין הטיסה לבין המחויבות הראשונה בארץ.

הרכב ושירותי השדה מתחברים לאותה תוכנית

RT Tours מתאמת את הרכב והנהג לצד שירותי שדה מבוקשים. אם רוצים Fast-track, השירות מתואם באמצעות הספק המורשה בשדה, והחבילה והמפגש עם הנהג מתוארים באישור ההזמנה. כך אפשר להבין מראש מי פוגש את הנוסע בכל שלב ולהעביר את כל הבקשות דרך צוות אחד.

לפי רשות שדות התעופה, נוסעים הזקוקים לסיוע בתנועה בטרמינל צריכים להודיע לחברת התעופה מראש ולהיעזר בחברת שירותי הקרקע שלה. שתפו את RT Tours בצורך ובהסדר שנקבע, כדי לתאם את המפגש ואת הרכב להמשך. הליכי ביקורת הגבולות, המכס והביטחון נשארים חלק מתהליך ההגעה.[2]

שומרים את הוראות המפגש גם בטלפון של הנוסע

מי שמזמין מהארץ מחזיק בדרך כלל את כל ההתכתבות, אבל מי שיוצא מהטרמינל הוא האורח. שלחו לו את ההנחיות הסופיות, שם ההזמנה ומספר הטלפון לתיאום. אם יש כמה בני משפחה, בחרו גם נוסע אחד שיוכל ליצור קשר בשם הקבוצה אחרי הנחיתה.

בדקו באיזה מספר הנוסע יהיה זמין בארץ. חבילת גלישה, נדידה או כרטיס מקומי יכולים להשפיע על קבלת שיחות והודעות. כתבו את המספר עם קידומת המדינה והוסיפו איש קשר חלופי בעת הצורך. כדאי לשמור את הכתובת וההוראות במקום שאפשר לפתוח גם בלי לחפש בתוך רצף הודעות ארוך.

את שפת הנהג מציינים בבקשה. ב-RT Tours יש נהגים דוברי עברית, אנגלית ורוסית. בחרו שפה שנוחה לאורחים במהלך הנסיעה, לצד השפה שבה תרצו לנהל את התכנון. אם מבקשים שפה אחרת או ליווי נוסף, מוסרים זאת לצוות כדי לבדוק ולתאם את הבקשה כחלק מההגעה.

רושמים את כל המטען לפני שבוחרים רכב

שלחו את מספר המבוגרים והילדים, המזוודות הגדולות ותיקי היד. הוסיפו עגלות ופריטים גדולים אחרים. זוג שמגיע לפגישה עם שני תיקים ומשפחה שמגיעה לביקור ארוך עם ציוד לילדים יכולים להזדקק לסידור שונה, גם אם בכל אחת מההזמנות מדובר בכמה נוסעים בלבד.

רכבי Mercedes-Benz S-Class, V-Class ו-Sprinter של RT Tours מיועדים לעד 3, 7 ו-16 נוסעים בהתאמה, בלי הנהג. התאמת המטען, מושבי הילדים ומלווה נוסף נבדקת לפי ההזמנה. מסרו את גילי הילדים ואת הפרטים הדרושים לבחירת מושבים מתאימים, כדי לסגור את הנושא לפני יום הטיסה.

אם יש קושי בכניסה לרכב או ציוד ניידות שצריך להוביל, תארו את הצורך באופן מעשי. אפשר לציין מידות של ציוד מתקפל ואת סוג העזרה הדרוש. המידע עוזר לחבר בין הסיוע בשדה לבין הישיבה ברכב והגישה בכתובת היעד.

מעדכנים על שינוי עם הפרטים החדשים

כשחברת התעופה מחליפה טיסה, שלחו את מספר הטיסה החדש, התאריך והטרמינל הידוע. הודעה שהטיסה מתעכבת היא התחלה, אבל פרטי ההזמנה המעודכנים מאפשרים לצוות להתאים את האיסוף בפועל. חשוב לשים לב במיוחד לשינוי שחוצה חצות או מעביר את ההגעה ליום אחר.

אם הנוסעים נשארים לטפל במזוודה שלא הגיעה, בקשו מהם לעדכן את איש הקשר. אם חלק מהקבוצה כבר מוכן לצאת, מחליטים יחד אם כולם ממשיכים באותה נסיעה. תנאי ההמתנה והשינויים נקבעים בהזמנה, והעדכון בזמן עוזר לתאם את המשך היום עם המלון או המשפחה.

כמה טיסות דורשות החלטה על אופן האיסוף

כשאורחים מגיעים בכמה טיסות, ציינו אם המטרה היא לאסוף את כולם יחד או להעביר כל קבוצה בנפרד. גם טיסות שמופיעות בלוח בשעות קרובות יכולות להסתיים ביציאה שונה מהטרמינל. ההחלטה על איסוף משותף צריכה להתייחס להמתנה, להרכב הנוסעים ולתוכנית שמחכה בכתובת היעד.

כדאי לרשום לכל טיסה את שמות הנוסעים, המטען ואיש הקשר בקבוצה. אם חלק מהאורחים מגיעים למלון וחלק לבית משפחתי, הוסיפו את הכתובות המתאימות. כך הצוות יכול להציע סדר נסיעה ברור ולבחור את הרכב לכל מקטע, במקום לאחד את כל הנתונים למספר נוסעים אחד.

בהגעה של אורח עסקי, אפשר לצרף את איש הקשר שמקבל אותו בארץ ואת מועד הפגישה הראשונה. אם יש עצירה במלון לפני הפגישה, מוסרים אותה מראש. אם המזמין לא נמצא ברכב, האורח עצמו צריך לדעת מה היעד הראשון ומה מתוכנן לאחריו. סדר ברור עוזר לפתוח את הביקור בלי שיחות השלמה אחרי הנחיתה.

לפני הטיסה, שלחו לנוסעים את התוכנית הסופית בשפה שנוחה להם. כדאי לכלול גם את הקשר לאיש הצוות המקומי, כדי שיוכלו להעביר עדכון ישירות במקרה שמארגן ההזמנה אינו זמין באותו רגע. אם השתנה מספר הטלפון שבו ישתמשו בארץ, מעדכנים אותו באותה הודעה.

מתכננים את הכניסה לבית או למלון

כתובת מלאה כוללת עיר, רחוב ומספר בית, וגם כניסה או בניין כשיש כמה אפשרויות. למלון מצרפים את שמו ולבית משפחתי את איש הקשר שמחכה במקום. אם זו דירת אירוח, כדאי לתאם מראש את קבלת המפתח ואת הדרך שבה הנוסעים נכנסים בשעת ההגעה.

ציינו בקשות להגעה מוקדמת, שמירת מטען או ארוחה ראשונה. הצוות יכול לתאם אותן עם שאר קבלת הפנים ולשלב עצירה שנדרשת בדרך. RT Tours פועלת מאז 1996, במשך 365 ימים בשנה כולל שבת. שלחו את פרטי הטיסה והביקור יחד, כדי שההגעה תהיה חלק מהתוכנית שאתם מכינים לאורחים.